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新年会の意味と由来・幹事を任された際のノウハウ
新年会
 

新年会の意味と由来・幹事を任された際のノウハウ

新しい年を迎えるにあたって、ご近所様や同じ会社の社員同士、お世話になっている方々など一定の範囲の仲間が集って新年会を開催する事があります。そこで、新年会にはそもそもどのような意味があるのか、会社の新年会で幹事を任されたらどのようにこなせば良いのか? などについてご紹介いたしますので、あらゆる場面の参考にご活用ください。

新年会の基礎知識

新年会の意味と由来

新年会とは、学校や職場などの団体を単位として、新しい年を祝う機会を指します。もともとは皇族や内外高官を招いて行う祝賀行事で「新年宴会」と呼ばれる祝日があったほどです。もっと深くルールを探ると、元旦に宴会を執り行う「元日節会(がんじつのせちえ)」に由来すると言われています。元日節会は平城京遷都のすぐ後に恒例化された行事であって、1300年以上の歴史を重ねている由緒正しい文化です。
民間でも新年宴会をまねた形で集まりを行う文化が広がって、今の新年会のあり方となっています。仕事始めのタイミングで、新年会が行われる会社も多いでしょう。お酒や料理を一緒に楽しむ宴会としてのものではなく、「今年もおねがいします」という気持ちをお互いに伝え合う重要な機会とされます。普段はなかなか顔を合わせない部署の人と親睦を深めるチャンスでもありますから、できる限り参加しましょう。

新年会を欠席するのはマナー違反?

会社の新年会には一般的な飲み会以上の意味合いがあって、無下に断る事はマナー違反にあたります。経営陣から今年の目標や抱負など重要な話しが出てくる可能性もありますから、特別な理由がない限り参加するのが社会人としてのマナーです。
喪中期間に参加しても良いのか気になる方もいるはずですが、会社の付き合いとプライベートは分けましょう。個人的な飲み会、宴会関係は喪に服する意味を込めて自粛するあり方が一般的ではありますが、ビジネスシーンは特例とする考え方もあるようです。四十九日を迎える前なら喪中期間を理由に会社の集まりをお断りする事も自然ですが、それ以降は必要に応じて判断しましょう。
取引先の集まりに呼ばれているなどやむを得ない事情があれば、上司に相談すると安心です。代役をたてるなど相手をたてる対応をとれば、失礼にはあたりません。その場合も、代役として参加した人に「参加できなくて申し訳ない」という旨の伝言を頼み、改めて新年の挨拶に伺うなどしかるべき対応は必要です。会社同士のおつきあいは自分だけで判断できない事も多いため、軽率な行動は控えて、その後の関係に支障が出ないように配慮しましょう。

新年会の幹事を行う時のポイント

キーパーソンの意向をふまえた店選び

幹事を担当する事が決まったら部長、マネージャーなど宴会関係のキーパーソンになる人物のところに出向き、「企画を担当させて頂きます」と挨拶しましょう。挨拶の流れで希望するお店のジャンル、日程の希望を聞いておくと、調整がスムーズです。
得られた情報から店選びを進める際には、宴会会場に詳しい上司や同僚に相談を持ちかけます。前年度の幹事が分かるようなら、アドバイスを受けるのも一案です。相談を持ちかけられた相手としても悪い気はしないものですから、成功に向けたサポートを期待できます。
どんなに良いお店を選択しても、キーパーソンの好みに合わないと盛り上がりません。社会人として要領よく立ち回るためにも、事前のリサーチをきちんとしましょう。

予約を入れる前に下見をする

新年会は会社の重要な行事ですから、失敗は許されません。信頼できる人のアドバイスを受けて目星をつけたお店とはいっても、事前の下見が不可欠です。当日の様子をシミュレーションしながら食事をして、店内の雰囲気や宴会席の構造、料理のレベルを確かめます。日本酒、ウィスキーの種類など、提供可能なアルコールのメニューも確認したい内容でしょう。
決められた予算の範囲でできる限りレベルが高い会場を探す事により、幹事としての信頼度が高まります。複数の店の下見を行い、実際の雰囲気から予約を入れる会場を選択するのも一案です。

挨拶や乾杯は事前に話しを通すこと

始まりの挨拶は参加者の中での上席が行うものですから、事前の依頼が必要です。参加の返事を頂いた時にお相手のところに出向き、受けてもらう事はできるか打診します。会社によっては「始まりの挨拶は専務、終わりの挨拶は常務」など習慣化されているケースもあるため、確認が必要です。乾杯の音頭は誰が担当するかと合わせて、例年の傾向を聞いてみましょう。
司会を担当する場合には「○○専務より一言」などの言葉で挨拶へとつなぎ、終わったところで乾杯とされます。あらかじめ話しをしてあるとは言え、当日に改めて、「今日はお願いいたします」と挨拶するのがマナーでしょう。ゲストをお招きしている新年会なら、始まりの挨拶の後に紹介します。役員から新年会の費用に関する支援を受けている場合には、ご厚志としてその場に周知させてください。金額の詳細を述べるわけではなく、「お心遣いを頂いた」などさりげない紹介に留めるとスマートです。