訃報のお知らせの書き方・ルールとは？

家族が最期の時を迎えて悲しんでいる矢先とはいえ、関係者に対する訃報のお知らせを作成する必要があります。生前に関わりがあった方たちに対して失礼がないように、滞りなく準備しましょう。突然の不幸に見舞われた時でも慌てずに対処できるように、訃報のお知らせの書き方や基本的なマナーをご紹介します。

訃報の意味と連絡範囲

そもそも訃報とは？

訃報とは、ある人が亡くなったことを関係者に知らせるお知らせです。もともとは通夜・葬儀の日程や場所を知らせるための案内でしたが、取り急ぎ「亡くなった」という事実だけを伝えることもあります。有名人が亡くなった事をニュースや新聞で知らせることも、広い意味では「訃報」です。どんな形であっても、不幸ごとがあったことを知らせる内容を意味する言葉と考えてください。

訃報を知らせる手段・方法

親しい関係者でいち早く伝える必要がある場合は、電話連絡がよいでしょう。メール・FAXなどでは相手がいつ確認するか不明瞭ですから、行き違いが生じる事もあります。直接対話できる電話なら確かに情報伝達できた事をその場で確認できますから、気を揉む必要がありません。連絡する親族が多い場合は、何人かで分担して知らせる方法もあります。効率的に情報伝達できるように、やりやすい伝え方を考えてください。
直接知らせる方法には限界がありますから、新聞の訃報欄を活用するのも一案でしょう。葬儀会社から新聞社に連絡を入れて情報掲載してもらう流れになりますので、遺族の負担を軽減できます。
会社内で訃報をまわす場合には、社内文書を活用します。総務部や人事部といったしかるべき部署の担当者が情報をまとめて、関係者に知らせる方法です。会社の訃報の場合には、メールを使うケースもあります。会社によって対応方法は異なりますので、社内の風習に沿った形で進めてください。

訃報を知らせる相手・範囲

同居していた家族にまず連絡して、親戚関係や近親者へと伝えていきます。親族は３親等までを目安として、親しくしていた友人・知人にも連絡しましょう。訃報連絡する範囲によって葬儀の規模は変わってきますから、できる限り広く知らせるのがマナーというわけではありません。少なくとも臨終直後に連絡するのは身内だけに留めて、詳細が決まったうえで残りの方に連絡する方法がスムーズでしょう。
可能であれば、本人の意思を反映した連絡リストを作っておくと、いざその時が来ても戸惑いません。「病院に来て頂く方」「自宅に来て頂く方」「葬儀でお別れをする方」「四十九日が済んでから伝える方」のような分け方で、整理すると安心でしょう。終活の一貫として進めたい内容ですが、非常にデリケートな問題です。明確なルールはありませんから、故人の性格や希望していた葬儀のスタイルを考慮したうえ、家族として望ましいと考える範囲に伝えてください。

訃報のお知らせの書き方とは

訃報のお知らせに含めたい内容

訃報のお知らせに含めたい内容は、以下５点を基本とします。どこまでの内容を記載するかについて明確な決まりはありませんが、一般的な事項として頭に入れておきましょう。

１．亡くなった方の名前
２．亡くなった日時
３．通夜の日時と場所
４．葬儀の日時と場所・仏式、神式といった形態
５．喪主の名前・連絡先

家族葬を希望している場合には、通夜・葬儀の日時と場所、喪主の名前を省略します。参列を控えてほしい旨をお知らせに添えて、ご家族の気持ちを尊重しましょう。

社内に出す文例と基本マナー

社内に出す場合には「従業員各位」と宛名を書き、故人の冥福をお祈りする旨を入れた後、お知らせしたい内容を箇条書きでまとめましょう。冒頭の文例として、以下のような書き方が考えられます。
「○○部○○様のご尊父○○様が○月○日○時○分、享年○○歳にてご逝去されました。心から哀悼の意を示すとともに、謹んでお知らせ申し上げます。」
気をつけたいポイントは「ご尊父」という部分です。訃報のお知らせでは、父親はご尊父・母親はご母堂、奥様ならご令室といった特別な表現を使います。ご主人は御夫君（ごふくん）と書くこともあり、息子さんならご子息、お嬢様はご令嬢とするのがマナーです。
本来の享年は数え年とされますが、満年齢を記載するケースも増えています。会社のルールに従って、間違いがないように記載しましょう。不幸が重なることをイメージさせる「たびたび」「また」「再三」といった言葉は、控えるのがマナーです。「お元気なころ」「逝去された」など婉曲的な言い回しを使うのも訃報のお知らせ特有のマナーですから、定型文として覚えておくと役立つでしょう。

社外に出す文例と基本マナー

社員が現職で亡くなった場合には、取引先に対する訃報のお知らせが必要です。亡くなった方とはいえ自社の社員についてのお知らせですから、敬語の使い方には注意しましょう。書き出しとしては、以下のような表現を使います。
「弊社○○（役職があれば役職名）○○（名前）儀、かねてより病気療養中のところ、○月○日○時○分、○○歳にて逝去致しました。ここに生前のご厚誼に感謝し謹んでご連絡を申し上げます。」
とくに役職が高い方の訃報については、ホームページに掲載することもあります。すでに現役を退いた過去の役員の訃報も状況によっては必要ですから、会社としての対応を考えましょう。